Avez-vous déjà fait attendre quelqu’un pendant que vous cherchiez un document important dans les piles de papiers sur votre bureau ? Ou eu du mal à respecter un délai parce que vous aviez perdu un fichier informatique essentiel ? Vous avez besoin d’aides pour le point sur les documents à emporter dans votre nouveau logement. Que vous travailliez avec des documents papier, des fichiers électroniques ou un mélange des deux, il est essentiel de les garder organisés et accessibles. Dans cet article, nous allons vous donner des aides et conseils pour faciliter le rangement de vos papiers administratifs.
Comment classer les papiers administratifs ?
Au bureau ou à domicile, il arrive que l’on se perde dans la recherche de son document, et l’on se demande souvent, comment classer ses dossiers ? Pour vous faciliter la vie, découvrez nos aides pour le classement de vos papiers et documents :
Créez un seul dossier racine pour tous les fichiers
Assurez-vous que tous vos fichiers sont enregistrés dans le même dossier racine sur votre ordinateur. Pour la plupart des gens, l’utilisation du dossier « mes documents » de Windows fonctionne bien. Vous pouvez même créer un dossier racine « fichiers partagés » si votre entreprise a besoin d’accéder aux informations à partir de plusieurs postes de travail. Un seul dossier racine garantit que vos documents ne se perdent pas dans le logement sur votre ordinateur.
Utilisez l’ordre chronologique et alphabétique
Certains documents sont horodatés et datés pour garder la trace des activités et des décisions au sein de l’organisation. Une fois séparés par type et sous-type, pensez à trier chaque document par ordre chronologique, le cas échéant. Par exemple, si vous triez vos documents par client, envisagez de placer les documents datés dans l’ordre du plus récent au plus ancien, afin que les documents les plus récents soient en tête. Vous pouvez également classer les documents du plus ancien au plus récent dans si vous préférez voir l’historique complet du client à ce jour.
N’hésitez pas à utiliser des dossiers. Pour faciliter le rangement, ajoutez des dossiers dans les dossiers pour faciliter l’accès. Par exemple, vos dossiers pourraient ressembler à ceci :
Finances>, 2019, 2020, 2021>Factures>A-H, I-P, Q-Z, En souffrance
Soyez spécifique et descriptif
Lorsque vous nommez des fichiers pour le classement, soyez descriptif et spécifique. Dans la mesure du possible, utilisez des noms, des dates et toujours la même structure. Le fait d’appeler les fichiers par des noms particuliers vous permettra de parcourir rapidement les noms de fichiers, ce qui vous évitera d’avoir à ouvrir des fichiers individuels pour voir si c’est celui dont vous avez besoin.
Si vous partagez des fichiers, ajoutez des détails supplémentaires pour que toute personne accédant aux fichiers sache ce qu’elle ouvre.
Classez au fur et à mesure et sauvegardez régulièrement
Si votre objectif est de garder votre espace de travail bien rangé, la maintenance et le logement sont essentiels pour vos pochettes. Trier et placer les fichiers à leur place au fur et à mesure. Au lieu d’enregistrer de nombreux fichiers sur le bureau et de les déplacer à leur place plus tard, classez-les là où ils doivent aller tout de suite. Le logement peut prendre quelques secondes de plus pour le faire correctement la première fois de votre vie, mais c’est beaucoup plus facile que de classer 20 fichiers à différents endroits en une seule fois.
Code de couleur pour votre système de classement par catégorie
Les marqueurs visuels, tels que les onglets de couleur, peuvent vous faire gagner du temps lorsque vous recherchez des documents. Vous pouvez utiliser des dossiers de couleurs différentes pour vos différents types et sous-types de documents (exemple : justificatif, suspendus, attestation , hébergement…) . Certains dossiers et classeurs comportent des onglets d’étiquetage de différentes couleurs. Avec l’une ou l’autre de ces options, vous pouvez créer une clé de codage couleur pour garder la trace de la couleur attribuée à la catégorie de document. Comme ça vos pochettes ou vos classeurs sont rangés et magnifiques à voir.
À domicile ou au travail, la numérisation des fichiers peut vous permettre de rechercher rapidement des documents sur votre ordinateur. Elle réduit également le désordre et le besoin d’espace de stockage physique. Avec ces aides établies en place, vous pouvez rationaliser votre flux de travail, réduire le stress et augmenter la productivité.